07 Mar

12 nervige Aufgaben der Hausverwaltung und hilfreiche Lösungen

Von Karsten Nölling
In PropTech
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Handschriftlich ausgefüllte Protokolle, langwierige Bearbeitungsprozesse, Terminabsprachen per Brief oder verpatzte Schlüsselübergaben: was sich nach antiquierten Vorgängen anhört, ist in der Immobilienwirtschaft leider noch oft Teil des Arbeitsalltags. Insbesondere für Hausverwaltungen gibt es mittlerweile spannende Tools, die Zeit, Kosten und Nerven sparen!

Das Wichtigste in Kürze:

  • Nach wie vor werden oft Methoden eingesetzt, die nicht mehr zeitgemäß sind
  • Mangelhafte Kommunikation und veraltete Technik erschweren Hausverwaltungen den Arbeitsalltag
  • Zahlreiche PropTechs entwickeln bestehende Prozesse weiter und ermöglichen effizienteres Arbeiten
  • Zu jedem Problem eine Lösung: unter anderem Dokumentendigitalisierung, Bonitätsauskunft ohne Wartezeiten, Gebäudebesichtigungen ohne böse Überraschungen und lückenlose Schadensprotokolle

Aufgaben der Hausverwaltung: das macht Ihnen das Leben schwer

Von der Instandhaltung, über Datenpflege und bis hin zur finanziellen Verwaltung des Bestandes – das Aufgabenportfolio einer Hausverwaltung ist weit gefächert. Vielfältige Herausforderungen gilt es Tag für Tag zu meistern. Insbesondere eingefahrene Strukturen einhergehend mit veralteter Technik legen dem Verwalter häufig Steine in den Weg. Schwierigkeiten können schlecht dokumentierte Ereignisse sein, verlorene Schlüssel oder verpatzte Schlüsselübergaben, langsame Prozesse bei der Datenübertragung oder fehlgeschlagene Kommunikation Irgendetwas ist ja immer, nicht wahr?

 

Die folgenden 12 Tools helfen dabei, den Arbeitsalltag eines Hausverwalters zu optimieren. Nervige Aufgaben können abgegeben oder der eigene Arbeitsaufwand bedeutend verringert werden. In sämtlichen Bereichen.

#1 Papierlose Datendokumentation

Zuerst wird der Papierstapel auf dem eigenen Schreibtisch durchsucht auf der Suche nach diesem einen wichtigen Dokument. Nichts. Also doch zum Regal mit den vielen Ordnern wechseln. Leider wurde nicht alles so gewissenhaft abgeheftet, wie es sein sollte. Wo ist nur dieses Dokument? Hektik kommt auf, Arbeitszeit streicht vorbei. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann wird es höchste Zeit, Datensätze zu digitalisieren und dem Datenchaos ein Ende zu setzen.

 

Ein Unternehmen, das diesen Teil der Aufgaben der Hausverwaltung übernimmt und dafür im März 2018 preisgekrönt wurde, ist Architrave. Die Gewinner des immobilienmanager PropTech Awards 2018 bereitet Unternehmen der Immobilienwirtschaft auf die Digitalisierung vor. Architrave setzt beim Kern eines Unternehmens an: der Dokumentation und Datenpflege. Dabei funktioniert der Prozess automatisiert. Durch Machine Learning läuft die Datenverarbeitung selbstständig ab.

 

Außerdem nimmt sich letterscan dem Problem an. Das Unternehmen digitalisiert vorhandene analoge Dokumente und Pläne und bildet eine Schnittstelle zwischen Eigentümern, Dienstleistern, Verwaltung und Mietern.

#2 Prüfen der Kreditwürdigkeit

Ein Schritt im Vermietungsprozess, der sowohl für Vermieter bzw. die Verwaltung, als auch den Bewerber häufig mit langen Wartezeiten und Kosten verbunden ist, ist die Bonitätsprüfung. Dabei käme eine schnelle und unkomplizierte Bewertung der Kreditwürdigkeit der potenziellen neuen Mieter allen Parteien entgegenkommen.

 



 

Auch in diesem Bereich bieten PropTech-Unternehmen Lösungen an. Beispielsweise gelingt die digitalisierte Mieterauskunft mit bonify. Alle erforderlichen Daten stellt bonify in einem Dokument zusammen. Diese werden mittels Automatisierung aus Transaktionen gezogen, sodass Fälschungen nicht möglich sind und der Ablauft schneller und kostensparend funktioniert. Mehr Informationen zu diesem System finden Sie auch hier.

#3 Termine mit Handwerkern vereinbaren

An den Prozessen rund um das Mehrfamilienhaus sind zahlreiche Dienstleister beteiligt. Unter anderen verschiedene Handwerker, die im Auftrag der Hausverwaltung Arbeiten am Gebäude und in den Wohnungen der Mieter vornehmen müssen. Malerarbeiten, Probleme mit der Elektrik, Mängel in Küche und Bad oder verzogene Fenster – die Liste ist lang und Schnittstelle für Handwerker ist die Hausverwaltung. Dass die Terminvergabe heutzutage teilweise noch per Brief abläuft, ist zwar schwer zu glauben, aber wahr. Dazu fallen jedem direkt zwei Dinge ein: langwierig und teuer.

 

Dass es auch anders geht, demonstrieren digitale Lösungen zur Vergabe von Handwerkerterminen. Diese ersparen allen Beteiligten wertvolle Zeit. Bewohnerprobleme werden schneller behoben, Dienstleister vergeben Termine effizient an Mitarbeiter und die Hausverwaltung erspart sich postalische Botengänge und doppelte Absprachen.

 

Ein Beispiel für diesen Service ist Doozer. Die Online Plattform professionalisiert das Modernisierungsmanagement, indem Leistungen direkt über Doozer vergeben werden. Eine weitere Lösung zur Terminvergabe stammt von Aareon. Mit dem Service-Portal namens Mareon werden Termine ebenfalls sofort an Handwerker vergeben. Mareon hat außerdem seit Ende 2017 einen weiteren Vorteil: Durch die Integration der Funktionen des schlüssellosen Schließsystems KIWI mittels offener API-Schnittstelle wird bei Auftragsbestätigung auch das entsprechende Zutrittsrecht vergeben. Damit spart man sich sogar die Schlüsselübergaben und Schlüsseltresore.

#4 Schlüsselmanagement

Bleiben wir einen Moment beim Thema Schlüsselmanagement. Dieses sorgt bei Hausverwaltungen nämlich regelmäßig für Kopfzerbrechen und gespannte Nerven. Denn physische Metallschlüssel sind ähnlich unpraktisch wie händische Datendokumentation.

 

Nachteile physischer Schlüssel:

  • sind sie unsicher
  • können verloren werden
  • kosten Geld bei Anschaffung und Lagerung
  • sorgen für eine zeitaufwändige Schlüsselverwaltung und -übergaben.

 

All das können Verwalter sich ersparen durch schlüssellose Zugangssysteme und digitale Verwaltung von Zutrittsrechten. Was in anderen Branchen schon längst ein etabliertes Prinzip ist, findet auch Einzug in die Wohnungswirtschaft. Eine auf Wohnungsunternehmen spezialisierte Lösung ist KIWI. Durch die Vergabe und Entzug sowie Übersicht über alle Zutrittsrechte im browserbasierten KIWI Portal ist eine Echtzeit-Verwaltung möglich. Ganz egal, wo der Verwalter sich befindet. Das Risiko Schlüsselverlust wird ausgeschlossen und Schlüsselübergaben dank KIWI App sind Schnee von gestern.

#5 Digitale Verwaltung

Wer zusätzlich zum Schlüsselmanagement noch mehr Prozesse digitalisieren möchte, findet auch dafür Lösungen auf dem PropTech-Markt. Die digitale Verwaltung von Wohnungsunternehmen in verschiedenen Schritten entlang der Geschäftsprozesse verknüpft einzelne Aufgaben der Hausverwaltung miteinander, sodass Teilaufgaben selbstständig gelöst werden können ohne Mitarbeiter zu belasten. Somit bieten viele Systeme zur digitalen Verwaltung eine Weiterentwicklung von Softwares an, die letzten Endes auch manuell bedient werden mussten.

 

Das Berliner Unternehmen lifelife beispielsweise unterstützt Hausverwaltungen beim Asset Management. Die Leistungen reichen von Buchhaltung, Analyse der Marktentwicklung, Leerstandsverwaltung bis hin zur Berichterstattung über den Bestand.

#6 Digitaler Vermietungsprozess

Auch, wenn es in Städten wie Berlin manchmal schwer vorstellbar ist: Wohnungen stehen von Zeit zu Zeit leer und der richtige Mieter muss erst einmal gefunden werden. Zum Vermietungsprozess gehört alles von Erstellung eines Exposés bis hin zur Überprüfung der Kreditwürdigkeit und abschließenden Vermietung – Prozesse, die bei manueller Bearbeitungen zeitliche Ressourcen fressen und Mitarbeiter auf Trab halten, ohne dabei effizient zu sein.

 

Das PropTech immomio präsentiert ein Tool, mit dem Hausverwaltungen alle Prozesse der Vermietung zusammenfassen können. Dadurch ersparen Verwaltungen sich doppelte Datenpflege und Umwege. Darüber hinaus gestaltet immomio die Interessentenliste übersichtlich und gefiltert, reduziert die Kommunikation und macht diese effizienter und koordiniert Termine.

 



 

Ein weiteres PropTech, das die Schritte von Vermarktung bis Vertragsabwicklung digital werden lässt, ist Everreal. Der komplette Vermietungsprozess findet mit Everreal über eine Plattform statt und erleichtert Hausverwaltungen sowie Anbietern von temporären Vermietungsangeboten den Arbeitsalltag.

#7 Immobilienpräsentation im Internet und virtuelle Rundgänge

Die Präsentation einer Immobilie gestaltet sich oft schwierig. Fotos oder Videos im Inserat werden dem Objekt meist nicht gerecht oder vermitteln einen verfälschten Eindruck. Dadurch kommt es zu unerwarteten Überraschungen bei Besichtigungsterminen, frustrierten Interessenten und ergebnislosen Mitarbeiten. Modernste Technik ermöglicht allerdings mittlerweile eine naturgetreue Darstellung im Internet. Kommen nur die Interessenten zur Besichtigung, die die richtige Erwartungshaltung mitbringen, ist ein erfolgreicher Abschluss wahrscheinlicher.

 

Das Unternehmen LookAround beispielsweise ermöglicht das Erstellen von 360°-Rundgänge durch Gebäude und den nahen Außenbereich. Einen besseren Eindruck kann ein Interessent kaum bekommen, ohne selbst vor Ort zu sein. Die Aufmachung erinnert dabei an Google Streetview, das virtuelle Rundgänge durch die Straßen der Welt ermöglicht. Die Bedienung ist ähnlich intuitiv.

 

Die Erstellung virtueller Grundrisse und Rundgänge durch tatsächliche Immobilien bietet ebenfalls immoviewer an. Spezialisiert auf die Immobilienwirtschaft stellt das PropTech-Unternehmen die Ausrüstung und Software zur Verfügung und hilft, die virtuelle Besichtigung zu gestalten.

#8 Kartierung und genaues Erfassen von Objekten

Über die virtuelle Begehung von Immobilien haben Sie oben bereits etwas erfahren. Ein verwandter Ansatzpunkt, der eine andere Intention verfolgt, ist die digitale Kartierung von Gebäuden. Bauprozesse lassen sich damit detailgenau festhalten und zu späteren Zeitpunkten nachvollziehen. Weiterentwicklungen und die Optimierung einzelner Schritte lassen sich demnach leichter herausfinden und implementieren. Grundrisse von komplexen Gebäuden lassen sich digital herstellen und beispielweise Mietern zur Verfügung stellen. Missverständliche und veraltete Pläne von Wohnungen gehören damit der Vergangenheit an.

 

Ein bekannter Vertreter dieses Bereichs ist das Unternehmen NavVis. Insbesondere für die Wohnungswirtschaft bietet NavVis Lösungen an, die den Bauprozess dokumentieren und Grundrisse digital relevanten Parteien zur Verfügung stellen. Der Bestand an Mehrfamilienhäusern kann somit im Detail dargestellt werden.

#9 Auskünfte über Mieter einholen

Um aus einem Bewerberpool schließlich den passenden Kandidaten auszuwählen, muss die Hausverwaltung verschiedene, wichtige Informationen über diese einsammeln. Und ja, auch hier passieren viele Abläufe nach wie vor manuell. Jeder kennt sicherlich die dicken Dokumentenstapel, die Interessenten oft schon bei der Besichtigung dabeihaben und einreichen.

 

Auch der Prozess Selbstauskunft bzw. das Einholen von Informationen seitens der Hausverwaltung kann digital ablaufen. Vorteile sind hier, dass das Dokumentenchaos vermieden wird und die Bearbeitungszeit drastisch reduziert werden kann. Insbesondere, da der Trend immer mehr zu digital abgelegten Dokumenten geht, sollte gleich zu Beginn der Prozesse auf so viel Papier verzichtet werden wie möglich.

 

Ein PropTech-Unternehmen, das Hausverwaltern mittels digitaler Mieter-Selbstauskunft die Arbeit übersichtlicher gestaltet, ist My Real ID. Der Ansatzpunkt ist dabei beim Interessenten: Interessenten erstellen sich auf der Online-Plattform ein Profil mit ihrer digitalen Selbstauskunft. In der Datenbank können Wohnungsunternehmen, Hausverwaltungen oder Vermieter dann gezielt durch die richtigen Filter die Bewerber eingrenzen, sodass die Anforderungen einander entsprechen. Verwalter müssen sich demnach nicht mehr mit Bewerbern beschäftigen, die nicht die passenden Voraussetzungen erfüllen und Interessenten ersparen sich lange Wartezeiten und intransparente Auswahlprozesse.

#10 Blockchain-Technologie anwenden

Blockchain ist das Trendthema! Auch in der Immobilienwirtschaft findet die neue Technologie Verwendung. Die dezentrale Transaktionstechnologie soll finanzielle Transaktionen weltweit sicherer und effizienter gestalten. Dabei sind die Beteiligten eines Geschäfts nicht mehr auf Mittelsmänner wie beispielsweise Banken angewiesen.

 

In der Immobilienwirtschaft gibt es bereits Ansätze, die auf Blockchain basieren. Ein Beispiel ist das Unternehmen slock.it. Slock.it kreiert eine Infrastruktur, die auf dem Prinzip der Economy of Things fundiert und sich somit das Internet der Dinge (IoT) zu Nutzen macht. Dadurch können Geräte untereinander kommunizieren und – dank Blockchain – autonom handeln. Wird mittels Blockchain-Transaktion ein Betrag gezahlt, ist eine Tür in der Lage, den entsprechenden Befehl auszuführen (etwas Öffnen oder Verriegeln). Durch diese vernetzte Infrastruktur finden Verknüpfungen statt, die Automatisierung möglich machen, ohne Arbeitskräften Zeit zu rauben.

 

Für mehr relevante Begriffserklärungen rund um das Thema Digitalisierung und PropTech besuchen Sie unser Lexikon!

 

#11 Mieterkommunikation

Die Mieterkommunikationen schließt unterschiedliche Kanäle mit ein. Zum einen ist es nützlich und kundenorientiert, wenn die Hausverwaltung die Kommunikation zwischen den Bewohnern begünstigt. Zum anderen ist im Namen der Kundenzufriedenheit die Kommunikation zwischen Verwaltung und Mieter wichtig. Telefonsprechzeiten mit stark eingeschränkter Erreichbarkeit sorgen schnell für Frustration und ungelöste Probleme.

 

Doch auch in diesem Bereich schafft die Digitalisierung Abhilfe. Das PropTech ANIMUS agiert nach dem Grundsatz, dass digitale Kommunikation und ermöglicht mit seinem Mieterportal unkomplizierte Verständigung zwischen verschiedenen Parteien. ANIMUS bezieht dabei neben Verwaltern auch Wohnungsunternehmen, Mieter und Projektentwickler ein, um einen Ort des Austauschs zu schaffen.

 



 

Eine weitere Service-App hat Allthings ins Leben gerufen. Die Plattform unterstützt die Konversation zwischen Bewohnern und Verwaltern, um insbesondere bei Schadensfällen effektive Lösungen zu fördern. Allthings vereint dabei verschiedene Angebote in einem Tool und lässt es zu, gewünschte Daten und Funktionen in die Anwendung zu integrieren. Somit wird Allthings zum Zentrum nützlicher Funktionen für Verwaltung und Mieter.

#12 Schadensmeldungen aufnehmen

Wenn es um die Aufnahme von Baumängeln und Zuweisung von Aufgaben geht, sind Zuverlässigkeit und fehlerfreie Dokumentationen unerlässlich. In der Praxis kommt es allerdings immer wieder zu unvollständigen Protokollen. Durch ineffiziente Kommunikation wird die Behebung von Schäden verlangsamt und nicht zufriedenstellend gelöst. Ein Grund dafür ist die Protokollierung in Form von Notizen, missverständlichen Einzeichnungen in Plänen und Fotos. Ein System, dass die Schadensmeldungen digital erfasst und für alle Beteiligten des Behebungsprozesses gleichermaßen sichtbar machen, kann Abhilfe schaffen.

 

Das PropTech PlanRadar hat sich dieser Aufgabe angenommen. PlanRadar bezieht mit seiner SaaS-Lösung die tagtäglichen Vorgänge im Bauwesen mit ein, funktioniert auf verschiedenen mobilen Endgeräten und ist intuitiv bedienbar. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt und auf standardisierte Dokumentation setzt, sind erfasste Daten jederzeit von überall her einsehbar. Zudem bieten einheitliche Strukturen ohne Softwareinstallation allen Beteiligten des Prozesses der Mängelbeseitigung die gleichen Einblicke.

Von PropTechs profitieren

Die Aufgaben der Hausverwaltung sind zahlreich und abwechslungsreich , ebenso wie die Lösungen, die der Markt bietet. Die große Mehrzahl der Unternehmen, die in der Immobilienwirtschaft tätig sind, erkennt die Digitalisierung als relevantes Thema. Nicht zuletzt, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die PropTech-Branche bringt zahlreiche hilfreiche Innovationen an den Markt. Machen Wohnungsunternehmen sich diese zu Nutze, profitieren junge Unternehmen wie bereits etablierte. Hausverwaltungen können sich einzelne Arbeitsschritte erleichtern oder sogar ganze Prozesse sparen.

 

Wenn Sie nun Ihr Schlüsselmanagement optimieren möchten, wenden Sie sich an unsere Digitalisierungs-Experten. Wir beraten Sie gerne!

Kostenlose Beratung

Karsten Nölling

Der Experte für Wohnungswirtschaft Karsten Nölling ist seit September 2016 Vorsitzender der Geschäftsführung der KIWI.KI GmbH. Bereits seit Ende 2014 war er als Vertriebsleiter bei KIWI tätig und Mitglied des Executive Committees. Vor KIWI entwickelte er als Firmengründer einen digitalen Concierge Service für Hotels und war als Head of Operations für das Startup 9flats verantwortlich. Davor war Karsten Nölling Unternehmensberater bei McKinsey & Company und Projektleiter für Lean Manufacturing bei Mercedes-Benz. Bei Twitter ist er zu finden als @KarstenNoelling.
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